BAGIAN 1 PENGAMBILAN KEPUTUSAN
I. Pengambilan Keputusan
A. Pengertian, Fungsi, dan Tujuan
Pengertian Keputusan
Keputusan adalah suatu proses pemilihan alternatif terbaik dari beberapa alternatif secara sistematis untuk ditindaklanjuti (digunakan sebagai suatu cara pemecahan masalah).
Fungsi Pengambilan Keputusan
1. Pangkal permulaan dari semua aktivitas manusia yang sadar dan terarah, baik secara individual maupun secara kelompok, baik secara institusional maupun secara organisasional.
2. Sesuatu yang bersifat futuristik, artinya bersangkutpaut dengan hari depan, dimana efeknya atau pengaruhnya berlangsung cukup lama.
Tujuan Pengambilan Keputusan
1. Tujuan yang bersifat tunggal
Tujuan pengambilan keputusan yang bersifat tunggal terjadi apabila keputusan yang dihasilkan hanya menyangkut satu masalah, artinya bahwa sekali diputuskan, tidak akan ada kaitannya dengan masalah lain.
2. Tujuan yang bersifat ganda
Tujuan pengambilan keputusan yang bersifat ganda terjadi apabila keputusan yang dihasilkan itu menyangkut lebih dari satu masalah, artinya bahwa satu keputusan yang diambil itu sekaligus memecahkan dua masalah (atau lebih), yang bersifat kontradiktif atau yang bersifat tidak kontradiktif.
B. Unsur-Unsur Pengambilan Keputusan
Agar pengambilan keputusan dapat lebih terarah, maka perlu diketahui unsur-unsur/komponen-komponen, sebagai berikut.
1. Tujuan dari pengambilan keputusan
2. Identifikasi alternatif-alternatif keputusan untuk memecahkan masalah.
3. Perhitungan mengenai faktor-faktor yang tidak dapat diketahui sebelumnya/ di luar jangkauan manusia.
4. Sarana atau alat untuk mengevaluasi atau mengukur hasil dari suatu pengambilan keputusan.
C. Dasar-Dasar Pengambilan Keputusan
1. Intuisi
Kebaikannya antara lain sebagai berikut:
• Waktu yang digunakan untuk mengambil keputusan relatif lebih pendek.
• Untuk masalah yang pengaruhnya terbatas, pengambilan keputusan akan memberikan kepuasan pada umumnya.
• Kemampuan mengambil keputusan dari pengambil keputusan akan memberikan kepuasan pada umumnya.
Kelemahannya antara lain sebagai berikut:
• Keputusan yang dihasilkan relatif kurang baik.
• Sulit mencari alat pembandingnya, sehingga sulit diukur kebenaran dan keabsahannya.
• Dasar-dasar lain dalam pengambilan keputusan sering kali diabaikan.
2. Pengalaman
Dengan pengalaman seseorang dapat memperkirakan keadaan sesuatu, dapat memperhitungkan untung ruginya, baik buruknya keputusan yang akan diambil.
3. Fakta
Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid, dan baik.
4. Wewenang
Kelebihannya antara lain:
• Kebanyakan penerimaannya adalah bawahan
• Keputusan dapat bertahan dalam jangka waktu yang cukup lama
• Memiliki otentisitas (otentik)
Kelemahannya antara lain:
• Dapat menimbulkan rutinitas
• Mengasosiasikan dengan praktek diktatorial
• Sering melewati permasalahan yang seharusnya dipecahkan sehingga dapat menimbulkan kekaburan
5. Rasional
Pengambilan keputusan secara rasional ini terdapat beberapa hal, yaitu:
• Kejelasan masalah
• Orientasai tujuan
• Pengetahuan alternatif
• Preferensi yang jelas
• Hasil maksimal
•
D. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan
Beberapa faktor yang mempengaruhi dalam pengambilan keputusan, antara lain :
1. Posisi/kedudukan
Dalam kerangka pengambilan keputusan, posisi/kedudukan seseorang dapat dilihat dalam hal berikut:
• Letak posisi; dalam hal ini apakah ia sebagai pembuat keputusan (decision maker), penentu keputusan (decision taker) ataukah staf (staffer).
• Tingkatan posisi; dalam hal ini apakah sebagai strategi, policy, peraturan, organisasional, operasional, teknis.
2. Masalah
Masalah atau problem adalah apa yang menjadi penghalang untuk tercapainya tujuan, yang merupakan penyimpangan daripada apa yang diharapkan, direncanakan atau dikehandaki dan harus diselesaikan.
Masalah dapat dibagi ke dalam dua jenis, yaitu sebagai berikut.
• Masalah terstruktur (well structured problems), yaitu masalah yang logis, dikenal dan mudah diidentifikasi.
• Masalah tidak terstruktur (ill structured problems), yaitu masalah yang masih baru, tidak biasa, dan informasinya tidak lengkap.
Selain pembagian masalah tersebut di atas, masalah dapat pula dibagi menjadi:
• Masalah rutin, yaitu masalah yang sifatnya sudah tetap, selalu dijumpai dalam hidup sehari-hari.
• Masalah insidentil, yaitu masalah yang sifatnya tidak tetap, tidak selalu dijumpai dalam hidup sehari-hari.
3. Situasi
Situasi adalah keseluruhan faktor-faktor dalam keadaan, yang berkaitan satu sama lain, dan yang secara bersama-sama memancarkan pengaruh terhadap kita beserta apa yang hendak kita perbuat.
Faktor-faktor itu dapat dibedakan atas dua, yaitu sebagai berikut.
• Faktor-faktor yang konstan ( C ), yaitu faktor-faktor yang sifatnya tidak berubah-ubah atau tetap keadaannya.
• Faktor-faktor yang tidak konstan, atau variabel (V), yaitu faktor-faktor yang sifatnya selalu berubah-ubah, tidak tetap keadaannya.
4. Kondisi
Kondisi adalah keseluruhan dari faktor-faktor yang secara bersama-sama menentukan daya gerak, daya berbuat atau kemampuan kita. Sebagian besar faktor-faktor tersebut merupakan sumber daya-sumber daya.
5. Tujuan
Tujuan yang hendak dicapai, baik tujuan perorangan, tujuan unit (kesatuan), tujuan organisasi, maupun tujuan usaha, pada umumnya telah tertentu/ telah ditentukan. Tujuan yang ditentukan dalam pengambilan keputusan merupakan tujuan antara atau objective.
E. Jenis-Jenis Pengambilan Keputusan
Berdasarkan kriteria yang menyertainya, pengambilan keputusan dapat diklasifikasikan atas beberapa jenis yaitu sebagai berikut.
1. Berdasarkan Programnya, dapat dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu:
a. Pengambilan Keputusan Ter-program.
Pengambilan keputusan yang ter-program adalah pengambilan keputusan yang sifatnya rutinitas, berulang-ulang, dan cara menangani-nya telah ditentukan. Pengambilan keputusan terprogram ini digunakan untuk menyelesaikan masalah yang terstruktur melalui hal-hal berikut.
• Prosedur, yaitu serangkaian langkah yang berhubungan dan berurutan yang harus diikuti oleh pengambilan keputusan.
• Aturan, yaitu ketentuan yang mengatur apa yang harus dan apa yang tidak boleh dilakukan oleh pengambil keputusan.
• Kebijakan, yaitu pedoman yang menentukan parameter untuk membuat keputusan.
b. Pengambilan Keputusan Tidak Terprogram.
Pengambilan keputusan tidak terprogram adalah pengambilan keputusan yang tidak rutinitas dan sifatnya unik sehingga memerlukan pemecahan yang khusus.
Pengambilan keputusan tidak terprogram ini digunakan untuk menyelesaikan masalah yang tidak terstruktur.
2. Berdasarkan Lingkungannya, keputusan dapat dibedakan menjadi empat kelompok, yaitu:
a. Pengambilan Keputusan dalam Kondisi Pasti ;
Adalah pengambilan keputusan dimana berlangsung hal-hal berikut.
• Alternatif yang harus dipilih hanya memiliki satu konsekuensi/ jawaban/ hasil. Ini berarti hasil dari setiap alternatif tindakan tersebut dapat ditentukan dengan pasti.
• Keputusan yang akan diambil didukung oleh informasi/ data yang lengkap, sehingga dapat diramalkan secara akurat atau eksak hasil dari setiap tindakan yang dilakukan.
• Dalam kondisi ini, pengambil keputusan secara pasti mengetahui apa yang akan terjadi di masa datang.
• Biasanya selalu dihubungkan dengan keputusan yang menyangkut masalah rutin, karena kejadian tertentu di masa yang akan datang dijamin terjadi.
• Pengambilan keputusan seperti ini dapat ditemui dalam kasus-kasus/ model-model yang bersifat deterministik.
• Teknik penyelesaiannya/ pemecahannya biasanya menggu-nakan, antara lain teknik program linier, model transportasi, model penugasan, model inventori, model antrian dan model network.
b. Pengambilan Keputusan dalam Kondisi Berisiko;
Adalah pengambilan keputusan dimana berlangsung hal-hal berikut.
• Alternatif yang harus dipilih mengandung lebih dari satu kemungkinan hasil.
• Pengambil keputusan memiliki lebih dari satu alternatif tindakan.
• Diasumsikan bahwa pengambil keputusan mengetahui peluang yang akan terjadi terhadap berbagai tindakan dan hasil.
• Resiko terjadi karena hasil pengumpul keputusan tidak dapat diketahui dengan pasti, walaupun diketahui nilai probabilitasnya.
• Pada kondisi ini, keadaan alam sama dengan kondisi tidak pasti, bedanya dalam kondisi ini, ada informasi atau data yang akan mendukung dalam membuat keputusan, berupa besar atau nilai peluang terjadinya bermacam-macam keadaan.
• Teknik pemecahannya menggunakan konsep probabilitas, seperti model keputusan probabilistik, model inventori probabilistik, model antrian probabilistik.
c. Pengambilan Keputusan dalam Kondisi Tidak Pasti;
Adalah pengambilan keputusan dimana:
• Tidak diketahui sama sekali hal jumlah kondisi yang mungkin timbul serta kemungkinan-kemungkinan munculnya kondisi-kondisi itu.
• Pengambilan keputusan tidak dapat menentukan probabilitas terjadinya berbagai kondisi atau hasil yang keluar.
• Yang diketahui hanyalah kemungkinan hasil dari suatu tindakan, tetapi tidak dapat diprediksi berapa besar probabilitas setaip hasil tersebut.
• Pengambil keputusan tidak mempunyai pengetahuan atau informasi lengkap mengenai peluang terjadinya bermacam-macam keadaan tersebut.
• Hal yang akan diputuskan biasanya relatif belum pernah terjadi.
• Tingkat ketidakpastian keputusan semacam ini dapat dikurangi dengan beberapa cara, antara lain:
- mencari informasi lebih banyak;
- melalui riset atau penelitian
- penggunaan probabilitas subyektif.
d. Pengambilan Keputusan dalam Kondisi Konflik;
Adalah pengambilan keputusan dimana:
• Kepentingan dua atau lebih pengambil keputusan saling bertentangan dalam situasi persaingan.
• Pengambil keputusan saling bersaing dengan pengambil keputusan lainnya yang rasional, tanggap dan bertujuan untuk memenangkan persaingan tersebut.
• Di sini pengambil keputusan bertindak sebagai pemain dalam suatu permainan.
• Teknik pemecahannya adalah menggunakan teori permainan.
II. Proses Pengambilan Keputusan
A. Pengertian
Proses pengambilan keputusan merupakan tahap-tahap yang harus dilalui untuk membuat keputusan. Tahap-tahap ini merupakan kerangka dasar, sehingga setiap tahap dapat dikembangkan lagi menjadi beberapa sub tahap (disebut langkah) yang lebih khusus/spesifik dan lebih operasional.
B. Proses Pengambilan Keputusan.
Secara garis besarnya proses pengambilan keputusan terdiri atas tiga tahap yaitu sebagai berikut:
a. Penemuan Masalah
Tahap ini merupakan tahap dimana masalah harus didefinisikan dengan jelas sehingga perbedaan antara masalah dan bukan masalah (misalnya issu) menjadi jelas.
b. Pemecahan Masalah
Tahap ini merupakan tahap dimana masalah yang sudah ada atau sudah jelas itu kemudian diselesaikan. Langkah-langkah yang diambil adalah sebagai berikut.
1). Identifikasi alternatif-alternatif keputusan untuk memecahkan masalah.
2). Perhitungan mengenai faktor-faktor yang tidak dapat diketahui sebelumnya atau di luar jangkauan manusia, identifikasi peristiwa-peristiwa di masa datang (state of nature).
3). Pembuatan alat (sarana) untuk mengevaluasi atau mengukur hasil, biasanya berbentuk tabel hasil (pay of table).
4). Pemilihan dan penggunaan model pengambilan keputusan.
c. Pengambilan Keputusan
Keputusan yang diambil adalah berdasarkan pada keadaan lingkungan atau kondisi yang ada, seperti kondisi pasti, kondisi beresiko, kondisi tidak pasti dan kondisi konflik.
C. Tahap-Tahap Proses Pengambilan Keputusan
a. Merumuskan/ mendefinisikan masalah
b. Mengumpulkan informasi yang relevan
c. Mencari alternatif tindakan
d. Analisis tindakan
e. Memilih alternatif terbaik
f. Melaksanakan keputusan dan evaluasi hasil
III. Model Pengambilan Keputusan
A. PENGERTIAN
Model adalah percontohan yang mengandung unsur yang bersifat penyederhanaan untuk dapat ditiru. Sedangkan pengambilan keputusan itu sendiri adalah proses berurutan yang memerlukan penggunaan model secara tepat dan benar.
B. Pentingnya Model Pengambilan Keputusan
a. Untuk mengetahui apakah hubungan yang bersifat tunggal dari unsur-unsur itu ada relevansinya terhadap masalah yang akan dipecahkan/diselesaikan itu.
b. Untuk memperjelas (secara eksplisit) mengenai hubungan signifikan di antara unsur-unsur itu.
c. Untuk merumuskan hipotesis mengenai hakikat hubungan-hubungan antar variabel. Hubungan ini biasanya dinyatakan dalam bentuk matematika.
d. Untuk memberikan pengelolaan terhadap pengambilan keputusan.
C. Klasifikasi Model Pengambilan Keputusan.
Klasifikasi model dilakukan berdasarkan:
a. Tujuannya: model latihan, model penelitian, model keputusan, model perencanaan, dan lain sebagainya. Pengertian tujuan disini adalah dalam arti purpose.
b. Bidang penerapannya (field of application): model tentang transportasi, model tentang kesehatan, dan sebagainya.
c. Tingkatannya (level): model tingkat manajemen kantor, tingkat kebijakan nasional, kebijakan regional, kebijakan lokal, dan sebagainya.
d. Ciri waktunya (time character): model statis dan model dinamis.
e. Bentuknya (form): model dua sisi, tiga dimensi, model konflik, model non konflik, dan sebagainya.
f. pengembangan analitik (analytic development): tingkat dimana matematika perlu digunakan; dan lain-lain.
g. Kompleksitas (complexity): model sangat terinci, model sederhana, model global, model keseluruhan, dan lain-lain.
h. Formalisasi (formalization): model mengenai tingkat dimana interaksi itu telah direncanakan dan hasilnya sudah dapat diramalkan, namun secara formal perlu dibicarakan juga.
D. Dua tipe model pengambilan keputusan:
1. Model kuantitatif
Model kuantitatif (dalam hal ini adalah model matematika) adalah serangkaian asumsi yang tepat yang dinyatakan dalam serangkaian hubungan matematis yang pasti. Ini dapat berupa program-program untuk komputer. Adapun ciri-ciri pokok model ini ditetapkan secara lengkap melalui asumsi-asumsi, dan kesimpulan berupa konsekuensi logis dari asumsi-asumsi tanpa menggunakan pertimbangan atau intuisi mengenai proses dunia nyata (praktik) atau permasalahan yang dibuat model untuk pemecahannya.
2. Model kualitatif
Model kualitatif didasarkan atas asumsi-asumsi yang ketepatannya agak kurang jika dibandingkan dengan model kuantitatif dan ciri-cirinya digambarkan melalui kombinasi dari deduksi-deduksi asumsi-asumsi tersebut dan dengan pertimbangan yang lebih bersifat subjektif mengenai proses atau masalah yang pemecahaanya dibuatkan model.
Referensi:
Casse, Pierre, Penterjemah Mahya Hadim. 1987. Training For Multicultural Manager, Latihan Manager Multikultural. Jakarta: Yayasan Pembina Lembaga Pendidikan PGRI Pusat.
Drucker, Peter. 1997. The Leader Of The Future, Pemimpin Masa Depan, The Drucker Foundation. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.
Ehreborg, Jons dan John Mattock. 2002. How To Be a Better Negotiator, Meraih Solusi, Win-Win Secara Kreatif. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Hasan, M. Iqbal..2004. Pokok-Pokok Materi: Teori Pengambilan Keputusan, Jakarta: Ghalia Indonesia
Pranata, I Gde. 2004. Cara Jitu Membuat Keputusan, Jakarta: Progres.
Salusu, J. 1996. Pengambilan Keputusan Stratejik untuk Organisasi Publik dan Organisasi Non Profit. Jakarta: Gramedia Widiasana Indonesia.
Syafaruddin dan Anzizhan:.2004. Sistem Pengambilan Keputusan Pendidikan, Jakarta: Gramedia Widiasarana.
Townsend, Robert dan Warren Bennis. 1998. Reinventing, Leadership, Menciptakan Kembali Kepemimpinan, Batam: Interaksara.
BAGIAN 2 PENDELEGASIAN TUGAS
Pendelegasian Tugas, Wewenang
Dan Tanggung Jawab
A. Tujuan
Setelah selesai mengikuti sesi ini peserta dapat :
1. Memahami arti dan tujuan delegasi
2. Mengidentifikasi lingkup tugas yang dapat didelegasikan
3. Berlatih cara pendegelagsian yang efektif
B. Ruang Lingkup Materi
Ruang lingkup sesi ini adalah :
1. Pengertian delegasi, wewenang dan tanggung jawab
2. Tujuan pendelegasian
3. Lingkup tugas yang didelegasikan
4. Cara pendelegasian yang efektif
C. Referensi
1. As’ad, Moh (1982), Kepemimpinan Efektif dalam Perusahaan, suatu pendekatan psikologik, Yogyakarta, Liberty.
2. Maddux, Robert B. (1991), Delegasi yang Berhasil, Jakarta, Binarupa Aksara
3. Manullang, M. (1988), Dasar-dasar Manajemen, Jakarta, Ghalia Indonesia
4. Sujak, Abi, (1990), Kepemimpinan Manajer, Eksistensinya dalam perilaku organisasi, Jakarta, Rajawali Pers.
D. Lembar Informasi
PENDELEGASIAN TUGAS, WEWENANG
DAN TANGGUNG JAWAB
1. Pendahuluan
Berdasarkan uraian tugas dan fungsi Kepala Sekolah, tampaklah bahwa seseorang yang menjadi Kepala Sekolah akan mempunyai tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berat dan cukup banyak. Oleh sebab itu semua tugas-tugas yang dijalankan dapat terlaksana, maka pendelegasian tugas dan wewenang tertentu perlu dilakukan.
Pembahasan dalam sesi ini akan meliputi topik-topik pengertian delegasi, wewenang dan tanggung jawab, lingkup tugas yang didelegasikan, tujuan pendelegasian, persiapan pendelegasian dan cara pendelegasian yang efektif perlu diketahui oleh Kepala-kepala SMK.
2. Pengertian Pendelegasian
Pendelegasian dapat diartikan :
• Kegiatan seorang manajer untuk menugaskan stafnya/ bawahannya untuk melaksanakan bagian dari tugas manajer yang bersangkutan dan pada waktu yang bersamaan memberikan kekuasaan kepada staf/bawahan tersebut, sehingga bawahan itu dapat melaksanakan tugas-tugas itu sebaik-baiknya serta dapat mempertanggung-jawabkan hal-hal yang didelegasikan kepadanya.
(manulang, 1988)
• Pendelegasian merupakan proses penugasan, wewenang dan tanggung jawab kepada bawahan.
(Sujak, 1990)
• Tugas berarti : pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan oleh seseorang pada sesuatu jabatan tertentu
(Manulang, 1980)
• Wewenang berarti : hak untuk memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan fungsinya.
((Manulang, 1988)
• Tanggung jawab dapat didefinisikan sebagai kewajiban bagaimana seseorang melaksanakan tugasnya dan bagaimana menggunakan wewenang yang diberikan kepadanya.
(Manulang, 1988)
Dari pengertian di atas dapat kita simpulkan bahwa tugas dan wewenang bisa didelegasikan. Pertanyaan yang timbul adalah apakah tangggung jawab bisa didelegasikan. Pertanyaan di atas kalau direnungkan bahwa memang pimpinan tingkat atas dapat meletakkan tanggung jawab kepada manajer lini untuk mencapai tujuan tertentu. Hanya kalau dianalisis, pemimpin tingkat atas tetap bertanggung jawab atas hasil yang menyeluruh. Jadi untuk mengatakan bahwa tanggung jawab tidak dapat didelegasikan, barangkali perlu dievaluasi kembali.
Kontradiksi di atas dapat diperjelas dengan contoh sebagai berikut :
- Pemimpin tertinggi disatu institusi bertanggung jawab kepada pihak luar atau atasannya secara menyeluruh.
- Serentak dengan itu manajer-manajer lini bertanggung jawab kepada pemimpin tertinggi untuk mensukseskan tugas-tugas yang diserahkan kepadanya.
Delegasi wewenang barangkali adalah proses yang paling fundamental dalam organisasi. Kenapa? Karena pimpinan tak akan sanggup melakukan segala sesuatu dan membuat setiap keputusan. Jadi pimpinan harus memberikan kepada orang lain wewenang membuat keputusan dan melaksanakan beberapa fungsi.
Pimpinan yang enggan mendelegasikan, acapkali disebabkan oleh dirinya sendiri yang kurang percaya terhadap orang lain untuk membuat keputusan. Pemimpin sering merasa ‘Itu adalah tanggung jawab saya’. ‘Bila mana sesuatu tidak beres, sayalah yang salah, bukan stafku’. Jadi delegasi tidak ada karena tidak tahu bagaimana mendelegasikan.
Memang mendelegasikan secara efektif membutuhkan tingkat keahlian yang tinggi. Alasannya adalah si pemberi delegasi :
1. Harus mampu melepas wewenang bahkan melupakannya
2. Harus mengukur keputusan staf yang nantinya akan dipertanggungjawabkan pimpinan juga.
3. Harus memutuskan apakah menyokong atau tidak keputusan staf yang menurut dia kurang bijaksana.
3. Tujuan Pendelegasian
Berdasarkan pengertian di atas maka tujuan pendelegasian adalah :
a. Memberi tugas, wewenang dan tanggung jawab kepada staf/bawahan secara proporsional.
b. Memberi kesempatan kepada staf/bawahan untuk mengembangkan diri
c. Meningkatkan mekanisme kerja organisasi
d. Mendorong staf untuk berorientasi pada target dan sekaligus kualitas.
4. Lingkup Tugas yang Didelegasikan
Tugas seorang pimpinan dapat diringkas menjadi tiga kelompok besar yaitu : Perencanaan, Pelaksanaan dan Pengawasn. Jika organisasi semakin luas aktivitasnya maka sebagian dari tugas perencanaan dan pelaksanaan dapat didelegasikan kepada para staf. Tugas pemimpin yang termasuk perencanaan dan pelaksanaan semakin dikurangi, akan tetapi perhatiannya semakin banyak pada tugas supervisi dan pengawasan.
5. Problem dalam Pendelegasian
Sering staf guru menerima pendelegasian karena :
a. Kurang percaya diri
b. Tidak siap ilmu
c. Tidak berani menanggung resiko atau bertanggung jawab terhadap keputusan yang dibuat.
d. Tidak ada motivasi intrinsik (dari dalam dirinya sendiri) atau motivasi internalnya.
e. Terbatasnya data dan bahan pendukung
f. Delegasi tersebut justru menambah beban kerja yang sudah padat.
6. Langkah Pendelegasian yang Efektif
a. Tentukan staf yang tepat untuk menerima delegasi yaitu seorang yang :
- punya minat dari kemampuan
- senang menghadapi tantangan
- merasa terpacu untuk maju dengan tugas yang diberikan
- belum mendapat kesempatan
- sedang dipersiapkan untuk promosi
- cukup punya waktu.
a. Siapkan staf yang akan menerima delegasi melalui :
- motivasi
- memberi kepercayaan yang penuh
- siap memberi bantuan (bila diperlukan)
b. Tentukan tugas yang akan didelegasikan :
- deskripsi tugas
- hasil dan standar yang diharapkan dengan jelas
- tugas-tugas yang sifatnya :
keputusan yang paling sering dibuat
tugas yang tidak bisa ditangani
fungsi yang tidak disenangi tetapi dapat dilakukan dengan bebas
tugas yang memberikan pengalaman kepada karyawan
tugas yang menambah variasi kerja rutin
kegiatan yang akan membuat suatu jabatan lebih lengkap
tugas yang akan menambah jumlah orang yang dapat mengerjakan tugas yang sulit
peluang untuk menggunakan dan mengukuhkan bakat kreatif.
c. Buat Persetjuan
- tentukan kesepakatan wewenang yang akan dimiliki
- tentukan sumber daya termasuk anggaran yang tersedia dan dibutuhkan
- umumkan kepada staf yang relavan tentang siapa yang bertanggung jawab terhadap tugas yang telah didelegasikan.
d. Buka Komunikasi
- tawarkan bantuan, tetapi dianjurkan untuk berdiri sendiri
e. Lakukan Pengawasan, agar :
- tugas dilakukan menurut standar
- penyelesaian tugas pada waktunya
- hasil kerja memenuhi standar
- minta laporan tentang tugas yang diembannya serta bagaimana ia menggunakan wewenang yang diberikan.
E. Lembar Tugas
1. ROLE PLAY, Delegasi Tidak Tuntas
2. Sebuah Delegasi
3. Pendelegasian yang Efektif
Lembar Tugas 1
ROLE PLAY
Delegasi Tidak Tuntas
Adegan Role Play :
1. Fasilitator mempersiapkan pemain secara singkat
2. Tujuan :
Mengamati sebuah aktifitas pendelegasian.
3. Ide cerita :
Seorang Kepala Sekolah akan melaksanakan tugas ke luar kota selama 1 minggu. Sementara itu ada juga tugasnya untuk menghadiri pertemuan dengan Kepala Dinas Pendidikan Kota/Kabupaten. Sebelum pergi, Kepala Sekolah memanggil dua orang stafnya. Satu orang diminta untuk menghadiri pertemuan, satu orang diminta untuk memimpin di sekolah selama Kepala Sekolah tidak di tempat.
Setelah kembali dari tugas Kepala Sekolah tidak menanyakan hal-hal tentang hasil pertemuan. Dia juga tidak menanyakan tentang masalah yang terjadi di sekolah. Lalu Kepala Sekolah mendapat telpon dari Kepala Dinas Pendidikan tentang tindak lanjut hasil pertemuan. Kepala Sekolah tidak dapat memberi jawaban. Bahkan surat menumpuk di meja Kepala Sekolah yang harus ditanda tanganinya.
4. Tugas (Setelah Simulasi)
a. Diskusikan bagaiman adegan yang telah disimulasikan
b. Identifikasi hal-hal yang tidak tercakup dalam kegiatan pendelegasian
c. Apa saran anda agar pendelegasian lebih efektif.
Lembar Tugas 2
Sebuah Delegasi
A. Tujuan
1. Memahami unsur dan langkah-langkah pendelegasian
B. Tugas
1. Baca kasus di bawah ini
2. Identifikasikan dengan mendiskusikan pertanyaan tentang delegasi yang ada pada kasus tersebut.
C. Langkah Kerja
1. Peserta dibagi menjadi 3 (tiga) kelompok dan setiap peserta mendapat lembar kasus sebuah delegasi.
2. Setiap peserta membaca kasus
3. Kelompok menganalisa hasil simulasi dan saran perbaikan agar delegasi bisa lebih efektif.
4. Setiap kelompok merumuskan hasil diskusinya.
D. Kasus
Sebuah Delegasi
Seorang Kepala Sekolah setiap hari secara diam-diam mengamati kondisi dan potensi sekolahnya baik sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya.
Iapun membuat tentang segala sesuatu yang menurutnya berkesan dalam pengamatannya. Dalam pengamatannya ia membuat catatan khusus tentang stafnya. Catatan khusus tersebut berisikan hal-hal yang menonjol yang ada pada setiap stafnya. Dengan demikian, Kepala Sekolah mengetahui kelemahan dan kekuatan setiap orang yang ia pimpin.
Beberapa waktu sebelum ia mengadakan studi banding ke Australia ia memanggil beberapa orang secara terpisah dan dalam hari yang berbeda. Dalam pertemuan tersebut mereka membicarakan berbagai hal. Dengan pak Harso dibicarakan masalah fasilitas dan pendanaan sekolah. Dengan Pak Hadi dibicarakan masalah Kurikulum dan Kesiswaan, dengan Pak Harto dibicarakan tentang Humas dan Lingkungan.
Setelah itu mereka diminta untuk mengidentifikasikan masalah dalam bidang-bidang yang dibicarakan sekaligus menentukan solusinya. Kemudian mereka dipanggil kembali sehari sebelum berangkat ke Australia. Kepala Sekolah berbicara secara khusus dengan tiga orang tersebut. Kemudian Kepala Sekolah memanggil seluruh stafnya dan menyampaikan tujuan keberangkatannya ke Australia. Selain itu, tugas-tugas kepemimpinan didelegasikan kepada ketiga orang tersebut.
Setelah Kepala Sekolah kembali, ada beberapa masalah yang tidak selesai. Beberapa masalah keuangan tidak dapat dicairkan dari Bank. Fasilitas peralatan yang baru tidak dapat diserah terimakan. Siswa banyak yang protes karena tidak ada bahan praktik. Program Sistem Ganda tidak dapat dilaksanakan.
Pertanyaan :
- Bagaiman proses pendelegasian yang telah dilakukan oleh Kepala Sekolah terhadap stafnya ?
- Apa sebabnya beberapa masalah tidak dapat diselesaikan selama Kepala Sekolah pergi ?
- Bagaimana cara agar pendelegasian tugas, wewenang dan tanggung jawab di atas berhasil ?
Lembar Tugas 3
Pendelegasian yang Efektif
A. Tujuan
1. Memberi kesempatan kepada peserta untuk bertukar pikiran dan pengalaman
2. Memberi kesempatan peserta untuk mencoba menyusun sebuah konsep kerangka pendelegasian.
B. Tugas
1. Susunlah sebuah proses pendelagasian yang baik dalam suatu sekolah
2. Dalam proses itu dibuat jelas langkah-langkahnya
C. Langkah Kerja
1. Diskusikan dengan seorang teman masalah tentang pendelegasian
2. Identifikasikan faktor-faktor yang perlu ada pada pendelegasian
3. Urutkan hal-hal itu secara logis
4. Uraikan hal-hal itu secara jelas
5. Serahkan kepada fasilitator
Susunlah langkah-langkah untuk membuat sebuah pendelegasian
